Przypinka, flaga, chorągiewka i opaska wykonują podczas wydarzenia cztery różne zadania. Przypinka trafia do konkretnej osoby. Chorągiewka tworzy widoczny efekt w rękach uczestników. Flaga oznacza miejsce lub reprezentuje państwo, region albo organizację. Opaska pozwala rozpoznać osoby pełniące określoną funkcję.

Z tego powodu nie należy zamawiać po 500 sztuk każdego produktu tylko dlatego, że organizator spodziewa się 500 uczestników. Każdą pozycję trzeba policzyć według innej podstawy.

Cztery produkty i cztery sposoby liczenia

Produkt	Funkcja podczas wydarzenia	Podstawa obliczenia
Przypinka	Symbol uczestnictwa lub pamiątka	Liczba osób, które mają ją otrzymać
Chorągiewka	Aktywny element oprawy, przemarszu lub akademii	Liczba osób biorących udział w określonej części wydarzenia
Flaga	Oznaczenie wejścia, sceny, budynku, delegacji lub odcinka trasy	Liczba miejsc i punktów ekspozycji
Opaska	Oznaczenie organizatora, wolontariusza lub osoby funkcyjnej	Liczba osób pracujących jednocześnie w danej roli

Taki podział pozwala ułożyć listę zakupową bez sztucznego mnożenia produktów.

Przypinki: dla wszystkich czy dla wybranej grupy?

Najpierw trzeba zdecydować, czy przypinka ma być:

• częścią pakietu każdego uczestnika,
• oznaczeniem jednej delegacji,
• pamiątką dla dzieci,
• produktem rozdawanym przy stoisku,
• nagrodą za udział w konkursie,
• dodatkiem dla zaproszonych gości.

Jeśli przypinkę otrzymuje każdy, liczbę należy oprzeć na liście uczestników i dodać niewielką rezerwę. Jeśli produkt będzie rozdawany podczas otwartego festynu, lepiej ustalić limit akcji, na przykład 300 albo 500 sztuk, zamiast próbować dokładnie przewidzieć frekwencję.

Przy wydarzeniu dla 1000 osób można zatem zamówić zarówno 1050 przypinek dla wszystkich, jak i 300 przypinek przeznaczonych wyłącznie dla uczestników warsztatów. Obie liczby mogą być poprawne, jeżeli odpowiadają planowi dystrybucji.

Wybór wzorów można rozpocząć od kategorii przypinek i buttonów.

Chorągiewki: efekt pełny, sektorowy albo reprezentacyjny

Chorągiewki nie muszą trafić do wszystkich obecnych. Liczbę można ustalić według jednego z trzech wariantów.

Pełna dystrybucja

Każdy uczestnik otrzymuje jedną chorągiewkę. Ten model sprawdza się podczas przemarszu, parady albo akademii, w której cała publiczność bierze udział w określonym momencie programu.

Dla 300 uczestników potrzeba wówczas 300 chorągiewek oraz niewielkiego zapasu.

Dystrybucja sektorowa

Chorągiewki otrzymują osoby siedzące w wybranych rzędach, stojące wzdłuż trasy albo zajmujące jeden sektor. Pozwala to uzyskać widoczny efekt bez rozdawania produktu każdemu.

Przy 500 uczestnikach można na przykład przeznaczyć 200–250 chorągiewek dla osób znajdujących się najbliżej sceny lub idących w początkowej części przemarszu.

Dystrybucja reprezentacyjna

Chorągiewki otrzymują tylko delegacje, poczty, grupy występujące albo dzieci uczestniczące w programie artystycznym. Podczas uroczystości dla 300 osób może być potrzebnych zaledwie 30–60 sztuk.

Przed zakupem trzeba sprawdzić liczbę chorągiewek w opakowaniu i zaokrąglić zamówienie do pełnych pakietów. Aktualne warianty znajdują się w kategorii chorągiewek.

Flagi: należy policzyć miejsca, nie ludzi

Liczba flag zależy przede wszystkim od planu przestrzeni. Najlepiej zaznaczyć na rzucie wydarzenia wszystkie punkty, w których flaga ma być widoczna.

Mogą to być:

• główne wejście,
• scena lub mównica,
• punkt rejestracji,
• stanowisko informacyjne,
• budynek organizatora,
• początek i koniec trasy,
• czoło przemarszu,
• sektory delegacji,
• dodatkowe wejścia na teren imprezy.

Jeśli uroczystość odbywa się w jednej sali, mogą wystarczyć dwie flagi przy scenie oraz jedna przy wejściu. Festyn z trzema wejściami, sceną, punktem informacyjnym i kilkoma strefami będzie wymagał innego zestawu, nawet gdy liczba uczestników będzie podobna.

Przed zamówieniem trzeba również sprawdzić:

• wymiary flagi,
• sposób mocowania,
• dostępność masztu, drzewca lub uchwytu,
• przeznaczenie do ekspozycji wewnątrz albo na zewnątrz,
• kierunek zawieszenia,
• liczbę państw, regionów lub organizacji reprezentowanych podczas wydarzenia.

Wymiary i sposoby wykończenia różnią się między produktami, dlatego należy sprawdzać opis konkretnego modelu w kategorii flag.

Jeżeli używana jest flaga Rzeczypospolitej Polskiej, trzeba odróżnić ją od swobodnie komponowanych biało-czerwonych dekoracji. Oficjalna flaga składa się z dwóch równych poziomych pasów – białego u góry i czerwonego u dołu – oraz ma proporcje 5:8. MSWiA wyjaśnia również, że napisy i rysunki można umieszczać na barwach narodowych, które nie mają określonych proporcji, a nie na fladze państwowej. Zasady opisuje miniprzewodnik „Biało-Czerwona”.

Opaski: liczba wynika z obsady i zmian

Opasek nie należy liczyć jako procentu publiczności. Potrzebna jest lista funkcji oraz liczba osób pracujących jednocześnie.

Przykładowa obsada może obejmować:

Funkcja	Liczba osób
Koordynatorzy wydarzenia	2
Obsługa wejść	6
Punkt informacyjny	2
Opiekunowie grup	4
Wolontariusze na trasie	8
Rezerwa	2
Łącznie	24

Jeżeli wydarzenie działa na dwie zmiany, trzeba ustalić, czy opaski są przypisane do stanowiska i przekazywane kolejnej osobie, czy każda osoba otrzymuje własną. Dopiero wtedy można wyznaczyć liczbę.

Kolory mogą rozróżniać role, na przykład organizatorów, wolontariuszy i opiekunów. System powinien jednak pozostać prosty. Sześć podobnych kolorów będzie trudniejszych do rozpoznania niż dwa lub trzy wyraźnie odmienne warianty.

Przy wydarzeniach z udziałem dzieci należy sprawdzić rozmiar i sposób zapięcia. W kategorii szarf i opasek znajdują się warianty przeznaczone dla dorosłych oraz osobne modele dziecięce.

Przykładowa lista dla 100 uczestników: akademia szkolna

Założenia:

• 90 uczniów i 10 nauczycieli,
• wydarzenie odbywa się w sali,
• 40 uczniów bierze udział w części artystycznej,
• sześć osób odpowiada za organizację.

Lista zakupowa może obejmować:

• 105 przypinek – po jednej dla uczestników i pięć sztuk zapasu,
• 40–45 chorągiewek – dla uczniów uczestniczących w występie,
• 2 flagi – do ekspozycji przy scenie,
• 6 opasek – jeśli organizatorzy mają być łatwo rozpoznawalni,
• szarfy dla pocztu sztandarowego, jeżeli uczestniczy on w uroczystości.

Kupowanie 100 opasek nie miałoby w tym przypadku uzasadnienia, ponieważ nie są one pamiątką dla publiczności. Nie ma także potrzeby kupowania 100 flag.

Przykładowa lista dla 300 uczestników: uroczystość w sali lub domu kultury

Założenia:

• przypinka jest częścią pakietu każdego gościa,
• chorągiewki otrzymują cztery delegacje,
• obiekt ma dwa wejścia, scenę i punkt rejestracji,
• obsługa liczy 12 osób.

Lista:

• 310–315 przypinek,
• 40–60 chorągiewek dla delegacji,
• 4–6 flag, zależnie od układu sceny i wejść,
• 12–14 opasek dla obsługi i rezerwy.

W tym modelu największą pozycją są przypinki. Chorągiewki pełnią funkcję reprezentacyjną, dlatego nie trzeba kupować ich dla całej widowni.

Przykładowa lista dla 500 uczestników: przemarsz

Założenia:

• uczestnicy są podzieleni na pięć grup,
• chorągiewki mają tworzyć widoczny element przemarszu,
• każda grupa ma prowadzącego,
• na trasie pracują wolontariusze i koordynatorzy,
• przypinki są rozdawane po zakończeniu wydarzenia.

Lista:

• 510–525 przypinek,
• 250 chorągiewek przy założeniu jednej na dwie osoby albo około 500 przy pełnej dystrybucji,
• 5 flag dla prowadzących grup,
• 1–2 flagi przy miejscu rozpoczęcia,
• 1–2 flagi przy scenie lub miejscu zakończenia,
• 18–24 opaski dla prowadzących, koordynatorów i wolontariuszy.

Przypinki lepiej wydawać po zakończeniu przemarszu lub dołączać do przygotowanych pakietów. Rozdawanie ich luźno w chwili formowania kolumn może spowolnić organizację wejścia na trasę.

Przykładowa lista dla 1000 uczestników: festyn lub wydarzenie miejskie

Założenia:

• wydarzenie ma dwa wejścia, scenę, punkt informacyjny i cztery strefy,
• przypinki są rozdawane przy stoisku organizatora,
• chorągiewki trafiają do strefy przed sceną,
• jednocześnie pracuje 30 osób obsługi.

Możliwe zamówienie:

• 500 przypinek, jeżeli organizator ustala limit dystrybucji, albo 1050 sztuk, jeśli produkt ma otrzymać każdy uczestnik,
• 250–500 chorągiewek do dystrybucji sektorowej,
• 2 flagi przy wejściach,
• 2 flagi przy scenie,
• 1 flaga przy punkcie informacyjnym,
• po 1 fladze w wybranych strefach, jeśli wymagają oznaczenia,
• 30 opasek dla bieżącej obsady oraz kilka zapasowych.

W tym przypadku liczba przypinek jest decyzją budżetową i organizacyjną. Liczba flag wynika z mapy terenu, a liczba opasek z grafiku obsługi.

Co zmienia rodzaj wydarzenia?

Uroczystość oficjalna w budynku

Największe znaczenie mają prawidłowo dobrane i ustawione flagi. Chorągiewki mogą być zbędne, jeśli publiczność pozostaje siedząca i nie uczestniczy w części animacyjnej. Przypinki można dołączyć do zaproszeń lub pakietów gości.

Akademia szkolna

Przypinki mogą otrzymać wszyscy uczniowie, natomiast chorągiewki wystarczy przekazać grupie występującej. Trzeba sprawdzić, czy opaski, zapięcia i wymiary produktów są odpowiednie dla dzieci.

Przemarsz albo parada

Najważniejsze są chorągiewki, flagi prowadzące poszczególne grupy oraz opaski dla osób odpowiedzialnych za trasę. Produkty trzeba rozdzielić przed rozpoczęciem zbiórki, najlepiej w paczkach przypisanych do konkretnych grup.

Festyn i wydarzenie otwarte

Przypinki mogą być limitowanym materiałem rozdawanym przy stoisku lub po wykonaniu określonej aktywności. Flagi powinny oznaczać najważniejsze punkty terenu, a opaski umożliwiać szybkie rozpoznanie obsługi.

Konferencja lub spotkanie międzynarodowe

Przed zamówieniem trzeba sporządzić listę reprezentowanych państw i policzyć delegacje. Liczba przypinek z poszczególnymi flagami powinna odpowiadać liczbie ich odbiorców. Flagi na scenie muszą zostać ustawione według przyjętego porządku, a nie przypadkowo.

Kontrola techniczna przed zakupem

Ostateczna lista nie powinna zawierać samych nazw kategorii. Każdą pozycję należy uzupełnić o parametry.

Produkt	Co trzeba sprawdzić
Przypinka	średnica, wzór, rodzaj zapięcia, liczba wariantów
Chorągiewka	materiał, wymiary, długość patyczka, liczba sztuk w opakowaniu
Flaga	wymiary, proporcje, sposób mocowania, zastosowanie wewnętrzne lub zewnętrzne
Opaska	szerokość, obwód, sposób zapięcia, kolor i przeznaczenie
Szarfa	wariant kolorystyczny, wymiary oraz zgodność z rolą ceremonialną

W przypadku wydarzenia plenerowego należy sprawdzić prognozowane warunki oraz materiał produktu. Papierowych chorągiewek nie powinno się planować jako jedynego wariantu na wydarzenie, które odbędzie się niezależnie od deszczu. W ofercie ASPOL dostępne są także chorągiewki foliowe; właściwości konkretnego modelu trzeba potwierdzić w jego opisie.

Arkusz zakupowy organizatora

Przed wysłaniem zamówienia warto wypełnić jedną tabelę:

Strefa lub grupa	Liczba osób	Przypinki	Chorągiewki	Flagi	Opaski	Osoba odbierająca
Wejście główne
Scena
Punkt informacyjny
Delegacja 1
Delegacja 2
Trasa lub sektor
Rezerwa centralna

Dopiero suma ostatnich kolumn tworzy właściwą listę zakupową. Dzięki temu można zamówić dokładnie te produkty, które mają określone miejsce, odbiorcę i funkcję podczas wydarzenia.